【コラム10】　決算マニュアルの効果的な作成方法

あるお客様から、以下のような質問を受けることがありました。

「現場で役に立つ経理マニュアルの作成方法はありますか。なお、当社の特殊事情として、頻繁に経理担当者の交代があり、手順や資料がうまく整理できていません。」

このコラムを借りてこの質問に回答させていただくと、答えは「あります。」です。

経理の基本作業は、資料ファイルを整備すれば、それがマニュアルになります。会社ごとに事情は異なると思いますが、下記を参考に、自社の経理業務の規模、複雑性及び経理担当者の力量を勘案して、皆さんでやり易い方法を考えてみてください。

1)【ファイルの作成】
まず、月次作業、決算(単体、連結）ごとに、作業の順番に沿って資料ファイルを作ってください。 目的は、作業手順を明確にするためです。作業記録全ての枚数をファイルする必要はありません。

2)【資料の綴じ込み】
次に、使った資料、EXCELシート、仕訳伝票、現物（手形コピー）、参考情報（株価、為替）等を順次ファイルします。その際のポイントは、以下の2点です。
    ・そのまま引継ぎ資料に使えるように、作業に必要な資料サンプルを網羅する。
    ・見積り作業等のデータやポイントを記述した資料も一緒にファイルする。

3)【作業項目別資料リスト】
上記資料を作業項目別にリストにします。この「作業項目別資料リスト」をファイルの目次とします。ファイルの最初には、決算スケジュール・分担表、決算書もファイルします。これで、作業の手順は分かります。

4)【マニュアルの考え方】
1.ベテランが作業する会社は、上記資料ファイルと作業チェックリストがあれば内部統制に対応できます。
2.経験の浅い経理担当者が多い又は経理部員の交代が多い会社は、ここまで作成したファイルを基に箇条書きのマニュアルを作成しましょう。

5)【マニュアル作成】
担当者が一人で作成する場合もありますが、リーダーと担当者が資料を確認しつつ作業内容を書き取る方がやり易いでしょう。

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